Demystifying ISO 22301 Certification: สิ่งที่คุณต้องรู้ก่อนเริ่มกระบวนการขอการรับรอง

การได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 22301:2019 ถือเป็นเครื่องหมายที่แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นและความสามารถขององค์กรในการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม กระบวนการขอการรับรองอาจดูเหมือนซับซ้อนสำหรับหลายองค์กร ลองมาดูกันว่ามีสิ่งใดบ้างที่คุณต้องรู้ก่อนที่จะเริ่มต้นกระบวนการนี้:

• ทำความเข้าใจข้อกำหนดของมาตรฐาน: สิ่งแรกที่สำคัญที่สุดคือการศึกษาและทำความเข้าใจข้อกำหนดทั้งหมดของมาตรฐาน ISO 22301:2019 อย่างละเอียด ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่บริบทขององค์กร ความเป็นผู้นำ การวางแผน การสนับสนุน การดำเนินงาน การประเมินสมรรถนะ และการปรับปรุง การมีความเข้าใจที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณสามารถวางแผนการดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง
• ประเมินความพร้อมขององค์กร: ก่อนที่จะเริ่มต้นกระบวนการขอการรับรอง คุณควรประเมินสถานะปัจจุบันของระบบบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCMS) ขององค์กรของคุณ เปรียบเทียบกับข้อกำหนดของมาตรฐาน เพื่อระบุช่องว่างและสิ่งที่ต้องปรับปรุง
• กำหนดขอบเขตของ BCMS: ตัดสินใจว่าส่วนงานหรือกระบวนการใดบ้างในองค์กรที่จะรวมอยู่ในขอบเขตของระบบ BCMS ที่จะขอการรับรอง การกำหนดขอบเขตที่ชัดเจนจะช่วยให้การดำเนินงานและการตรวจประเมินเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
• สร้างทีมงานรับผิดชอบ: แต่งตั้งทีมงานที่มีความรู้ความสามารถและมีส่วนเกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ เพื่อรับผิดชอบในการวางแผน การดำเนินการ และการบำรุงรักษาระบบ BCMS รวมถึงการประสานงานกับหน่วยงานรับรอง
• จัดทำเอกสารและบันทึก: มาตรฐาน ISO 22301 กำหนดให้องค์กรต้องมีเอกสารและบันทึกต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบ BCMS เช่น นโยบาย วัตถุประสงค์ การประเมินความเสี่ยง แผน BCM ขั้นตอนการปฏิบัติงาน และบันทึกการฝึกซ้อม การจัดทำเอกสารเหล่านี้อย่างครบถ้วนและเป็นระบบเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการตรวจประเมิน
• เลือกหน่วยงานรับรอง (Certification Body): เลือกหน่วยงานรับรองที่มีความน่าเชื่อถือและได้รับการรับรองจากหน่วยงาน Accreditation ที่เกี่ยวข้อง ทำการศึกษาและเปรียบเทียบหน่วยงานต่างๆ ในเรื่องของประสบการณ์ ค่าใช้จ่าย และระยะเวลาในการดำเนินการ
• เตรียมพร้อมสำหรับการตรวจประเมิน: กระบวนการขอการรับรองโดยทั่วไปจะประกอบด้วยการตรวจประเมินสองระยะ (Stage 1 และ Stage 2) การเตรียมตัวที่ดี การทำความเข้าใจข้อกำหนด และการนำระบบ BCMS ไปปฏิบัติจริงอย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้การตรวจประเมินเป็นไปอย่างราบรื่น
• เข้าใจค่าใช้จ่ายและระยะเวลา: การขอการรับรองมีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง และระยะเวลาในการดำเนินการอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับขนาดและความพร้อมขององค์กร ทำความเข้าใจในเรื่องเหล่านี้ล่วงหน้าจะช่วยให้คุณสามารถวางแผนงบประมาณและตารางเวลาได้อย่างเหมาะสม
• มุ่งเน้นการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: การได้รับการรับรองไม่ใช่จุดสิ้นสุด แต่เป็นจุดเริ่มต้นของการปรับปรุงระบบ BCMS อย่างต่อเนื่อง องค์กรควรมีการติดตามผลการดำเนินงาน ทบทวนระบบ และดำเนินการแก้ไขเมื่อพบข้อบกพร่อง